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Ein Kunde hatte aufgrund seiner starken Expansion keine festen Prozesse im Finanz- und Rechnungswesen. In der Buchhaltung fehlten funktionierende Schnittstellen zu den EDV-Systemen, wodurch verstärkt selbstgestrickte, fehleranfällige Excel-Dateien verwendet wurden, um einen Überblick über die Finanzen zu behalten. Es gab keine Onboarding-Systeme für neue Mitarbeiter, was zu einer chaotischen Buchhaltung, fehlender Übersicht über offene Buchhaltungstätigkeiten, massiven Schwankungen im Ertrag und Aufwand sowie einer chaotischen Liquiditätslage führte. Die Grundlagen für einen Prozess der Wirtschaftsprüfung waren nicht gegeben.
Durch den Einsatz von festen Prozessen, Workflows, Checklisten, Ablaufplänen für Buchhaltung, Monats- und Jahresabschlussarbeiten sowie Onboarding-Systemen konnte der CFO Service die Situation lösen. Die Altlasten wurden aufgearbeitet, und es konnten Finanzplanungen und Liquiditätssteuerungsmaßnahmen in Form von Finanzdashboards implementiert werden. Der Kunde hatte nun wieder eine funktionierende und aktuelle Finanzabteilung, und Liquiditätsengpässe blieben aufgrund der Planung aus. Es gab keine Überraschungen mehr, und die Firma war nun bereit, den Prozess der Wirtschaftsprüfung rechtssicher zu durchlaufen.
Ein Mittelständler aus dem E-Commerce hatte massive Liquiditätsprobleme. Offene Forderungen wurden nicht eingetrieben und blieben einfach liegen. Eingangsrechnungen wurden mangels Workflow-Prozess nicht in der Finanzbuchhaltung erfasst und auch nicht steuerlich als Betriebsausgaben verbucht. Es kam zu Liquiditätsengpässen, da Ausgangsrechnungen von Kunden zu spät oder gar nicht gezahlt wurden, während Eingangsrechnungen aufgrund mangelhaften Workflow-Managements konsequent zu früh bezahlt wurden. Die Verträge mit Kunden waren schlecht verhandelt, und die Buchhaltung blieb über Monate liegen. Es gab keinen finanziellen Überblick, keine Finanzplanung und ein immer währendes Liquiditätsproblem. Der Kunde war im Hamsterrad gefangen.
Die Probleme wurden durch die Einrichtung eines digitalen Workflowsystems mit standardisierten Prozessabläufen gelöst. Die Verträge mit Dauerdienstleistern und -lieferanten wurden neu verhandelt, wodurch das Zahlungsziel nach hinten verschoben werden konnte. Mit allen Neukunden wurden Lastschriften vereinbart, und die Zahlung fand bereits am Anfang der Leistung statt. Der Kunde hatte somit aus dem Stand erstmals einen starken Cashflow und finanziell mehr Freiraum. Durch Echtzeit-Dashboards für die Liquidität und die Finanzplanung konnte die Sicherheit erhöht werden, und der Kunde hatte mehr Transparenz und Kontrolle über seine Zahlungsverpflichtungen.
Ein Kunde aus der Old-Economy hatte Lücken in der Buchhaltung. Steuererklärungen wurden nicht abgegeben, Jahresabschlüsse waren offen und die Buchhaltung war weder vollständig noch digital. Zudem gab es zu hohe offene Posten, die unbearbeitet und nicht eingetrieben wurden. Es gab keine Finanzplanung und keinen Liquiditätsüberblick.
Wir konnten dem Kunden helfen, indem wir die Buchhaltung vollständig digitalisierten. Es gab kein Papier mehr und alle Daten wurden revisionssicher bei entsprechenden Providern digital gesichert. Die Bankkonten wurden elektronisch abgerufen und Workflows aufgesetzt. Ein Mahnprozess wurde eingerichtet und Jahresabschlüsse sowie Steuererklärungen wurden in Zusammenarbeit mit einem neuen Steuerberater schnell nachgearbeitet und steuerlich optimiert. Zudem wurde ein Controlling Dashboard mit Finanzplanung und Liquiditätssteuerung eingerichtet, überflüssige Kosten wurden ermittelt und eliminiert sowie Einnahmen durch Nachverhandlungen gesteigert. Der Cashflow stieg deutlich an. Der Kunde hat jetzt tagesaktuell den vollen finanziellen Überblick digital dank eines Finanzdashboards, sieht wo noch Außenstände sind und kann seine Firma jederzeit ortsunabhängig finanziell steuern. Aktuell sitzt er entspannt in Dubai, da er seine Finanzen voll im Griff hat.
Durch die Neugründung einer Unternehmensgruppe hat sich unser Kunde selbst Probleme eingehandelt. Aufgrund einer falsch eingerichteten ERP-Software und Personalmangel blieben die Finanzen samt Buchhaltung liegen. Der Kunde hatte keinen Überblick über die Finanzen und keine Liquiditätsplanung. Obwohl die Firma gutes Geld verdiente, wurden die Banken für den Kunden zu einer ständigen Belastung. Es war eine chaotische und vor allem stressige Phase für den Kunden.
Wir haben die Buchhaltung für ihn aufgeräumt, Zahlungsströme optimiert und ein Finanzdashboard integriert. Dabei haben wir festgestellt, dass die Annuitäten an die Banken viel zu optimistisch verhandelt waren und keine positiven Sicherheiten verankert waren. Durch unsere Dashboards und Planungen haben wir gemeinsam das Fremdkapital neu ausgehandelt und finanziell optimiert. Die Folge war, dass der Kunde jetzt deutlich mehr Cashflow hat, der Stress weg ist und er mehr Zeit für sein Unternehmen hat. Mit einer aktuellen digitalen Finanzplanung hat er jetzt Sicherheit und Kontrolle.
